Come calcoli le tempistiche in agenda? Giusti tempi per giuste prestazioni.

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Una corretta gestione dei tempi dell’agenda ti permetterà di gestire nella maniera migliore il tuo tempo, di rendere più produttiva la tua struttura e di avere un miglior feedback da parte dei tuoi pazienti.

Quante volte ti sarà capitato di avere la sala d’attesa congestionata?

Certo è una cosa che parecchi tuoi colleghi ambirebbero e farebbero carte false per averla, fregandosene dei pazienti, delle attese, dei rimandi, ecc…ecc…

Molti tuoi colleghi si lamentano di avere dei pazienti che non rispettano gli appuntamenti ma loro rispettano gli orari d’ingresso degli stessi?

Non di rado ci s’imbatte in sale d’attesa ingolfate ad arte per dare la sensazione che lo studio lavori tanto e che quindi si lavori bene.

Ora va bene l’ottimizzazione degli appuntamenti ma mi sento di dire che spesso e volentieri ci si trova davanti almeno 4 casi tipo:

1. Sovrapposizione creata ad hoc, SALA PIENA = LAVORO TANTO = LAVORO BENE
2. Insicurezza nelle proprie capacità professionali, tutto quello che c’è da pigliare piglio indistintamente
3. Noncuranza di quanto sia prezioso il tempo, di tutti, anche dei pazienti
4. Cattiva gestione dell’agenda

Il sinonimo SALA PIENA = LAVORO TANTO = LAVORO BENE mi sembra un concetto alquanto superato, o meglio c’è sicuramente chi ancora si farà abbindolare da questi accostamenti spiccioli con modi e pensieri di lavorare oramai passati, triti e ritriti, che mi dispiace dirlo riscontro anche in persone che non arrivano a 40 anni, ma oramai i tuoi pazienti hanno il web con cui si confrontano, ti confrontano e si informano.

Il punto è…

CHE TIPO DI PROFESSIONISTA SEI O AMBISCI AD ESSERE?

Cosa vuoi che rappresenti il tuo Studio?

A quale clientela vuoi rivolgerti?

Quando sento parlare dei professionisti come te che sono felici di avere la sala d’attesa con pazienti che man mano che passa il tempo ed il ritardo si accumula diventano magicamente “impazienti”, mi coglie veramente lo sconforto!

Devi incominciare ad entrare nell’ottica che come è prezioso ed importante il tuo tempo è altrettanto prezioso il tempo dei tuoi pazienti, e per quanto tu possa metterli a loro agio con sale d’attesa comode, ampie e con wi-fi, sono sicurissimo che preferirebbero di gran lunga arrivare all’orario pattuito fare quanto pianificato ed andare via.

Non puoi pretendere di avere dei pazienti che siano puntuali negli appuntamenti se non sei tu il primo a pretendere puntualità dal tuo lavoro, sempre dietro la scusa che c’è un’urgenza di qua, un imprevisto…ecc…ecc..

Anche le urgenze vanno bugettizzate…

Devi essere tu il primo a dare il buon esempio di puntualità ed organizzazione.

Non puoi vivere con l’ansia e la paura che se non infilo quel paziente li, quel giorno li, quello prende e scappa subito da un altro.

È molto più probabile che dopo svariati ed accumulati ritardi possa fare serie considerazioni sul cambiare dentista, quello si.

Se vivi con questa paura stai svilendo il tuo lavoro e la tua professionalità.

Se un paziente si troverà bene con te, il tuo modo di lavorare, sarà ben difficile che possa cambiare, anche a dispetto di un prezzo pagato più alto, perché si tratta della sua salute.

Quando fissi un appuntamento in agenda l’orario in cui lo fissi a cosa si riferisce?

Te lo chiedo perché su questo, ed altri punti, c’è molta confusione.

Indica l’ora di entrata al riunito o l’ora in cui il paziente dovrà presentarsi in studio?

Ho notato che spesso e volentieri l’orario indicato in agenda indica esattamente l’orario in cui lo stesso deve essere al riunito.

Quindi se così fosse, sempre che tutto vada bene ed il paziente sia puntuale, accumuleremo un ritardo certo che andremo a pagare con l’accumularsi degli appuntamenti durante tutto l’arco della giornata, quindi se tutto va bene, partiremo puntuali ed andremo man mano ad accumulare ritardo nel pomeriggio.

Ti dico nulla di nuovo?

Nel calcolo dell’appuntamento dovrai andare a computare dei minutaggi precisi che verranno conteggiati come segue:

1. ACCOGLIENZA
2. PRESTAZIONE AL RIUNITO
3. DISBRIGO PRATICHE AMMINISTRATIVE E/O APPUNTAMENTO SUCCESSIVO
4. CONGEDO
5. PULIZIA RIUNITO
———-
6. NUOVO PAZIENTE

Nel caso in cui le figure di Segretaria e Assistente convergano dovrai conteggiare doppio il minutaggio tra il congedo e la pulizia del riunito.

Ognuna di queste parti dovrà avere un conteggio esatto.

Questo conteggio ti servirà, oltre che per non accumulare ritardi, successivamente per il calcolo del Costo della Prestazione.

È facile entrare nella trappola del “OK, tutto giusto, ma questo è un piccolo Studio non una catena e non mi và di stare col cronometro in mano.

Giusto, non fa una piega, manco a me andrebbe di fare quei noiosi conteggi di percentuali di crescita, incrementi, scostamenti tra un anno e l’altro ma purtroppo se voglio stare sul mercato è una di quelle cose che devo fare, e la devo fare pure bene perché sull’analisi di quei dati poi costruirò insieme al mio cliente le strategie necessarie per arrivare agli obiettivi che ci si è posti.

Il senso del discorso è che all’interno di una struttura come uno Studio Odontoiatrico ci sono tante cose a cui pensare e da fare, ed avere un’agenda ordinata che è data dal giusto conteggio della prestazione in termini temporali e dal rispetto dei tempi stabiliti ti permette di stare sul mercato e di portare a casa la pagnotta tutti i giorni, per te e per i tuoi dipendenti.

Ma quali sono i VANTAGGI nell’avere un’agenda efficace ed efficiente?

Come potrebbe dire un mio amico toscano “di vantaggi ce ne sono un monte”!

Cercherò brevemente di elencarti i principali e più significativi:
• Migliore Qualità lavorativa dello Studio;
• Migliore Qualità di vita all’interno dello Studio;
• Pazienti soddisfatti che parleranno bene di noi attiveranno quel processo si “passaparola” tanto importante;
• Pazienti che di riflesso saranno più precisi, anche in ambito amministrativo, e che tenderanno a saltare meno gli appuntamenti presi;
• Meno sprechi;
• Eliminazione o drastica riduzione dei “tempi morti”;
• Maggior programmazione, sia lavorativa che economica;
• Più tempo che potresti scegliere se dedicare a te stesso o per far crescere il tuo business.

E invece quali sono gli SVANTAGGI nell’avere sempre un’agenda in cui no si rispettano gli appuntamenti presi e si accumulano continui ritardi?

Anche qui l’elenco potrebbe essere lungo ma mi soffermerò ai principali:

• Cattiva se non pessima Qualità lavorativa, sempre in urgenza, sempre di corsa, sempre a dover rincorrere il tempo;

• Cattiva se non pessima Qualità della vita all’interno dello studio con frequenti litigi, fraintendimenti e malessere che chiaramente si riverserà sul paziente e che, anche se così non fosse perché siamo bravissimi a celare il malessere, lo stesso non potrà non notare per poi farsi le sue idee e giudicarci;
• Pazienti insoddisfatti, che nel migliore dei casi subiranno il ritardo, con alcuni ci saranno incomprensioni e litigi e nel migliore dei casi non ci faranno una buona pubblicità;
• Noi faremo ritardo ad i pazienti dal canto loro si sentiranno in diritto di fare ritardo anche loro o di non venire all’appuntamento senza neanche avviarci o avvisandoci un ora prima;
• Crescita esponenziale dei tempi morti dati dagli appuntamenti saltati, disdetti con conseguente disappunto dei tuoi collaboratori qualora ne avessi;
• Crescita dei Costi.

Un’agenda senza programmazione è un’agenda allo sbando dove la tua segretaria o chi ne fa le veci farà più tempo impegnata a richiamare i pazienti che a fare cose sicuramente più utili.

È vero che tu fai il medico e che occuparsi di tutto diventa veramente molto complicato e assorbe tantissimo tempo ma è altrettanto vero che non puoi non conoscere le basi della gestione del tuo Studio e che comunque tante cose puoi delegarle a persone che siano formate per far crescere il tuo business.

E come disse il mio caro vecchio amico Rudyard Kipling…

Abbiamo quaranta milioni di ragioni per fallire, ma non una sola scusa.

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