Cosa sono i protocolli di lavoro e come possono esserci utili?

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Ti è mai capitato di dover ripetere le cose all’infinito?

Di sentire di non essere ascoltato?

Aver l’impressione di non essere capito quando spieghi delle procedure di lavoro? O peggio, alla richiesta diretta se risulta essere tutto chiaro ricevere assenso e poi ritrovarsi al punto di partenza?

Discutere e dover tornare diverse volte sullo stesso argomento?

Non preoccuparti, nulla di grave, si tratta spesso e volentieri, della mancanza di una creazione di protocolli di lavoro, o anche semplicemente della loro messa in atto.
Anche perché se è vero che esistono e vengono puntualmente messi in atto dei protocolli all’interno della sala operativa è altrettanto vero che l’uso di questi può e deve essere esteso a tutta la tua struttura.

Cosa sono?
Cosa sono lo dovresti già sapere, visto e considerato che ogni prestazione clinica che presti all’interno del tuo studio adotta linee giuda e protocolli.
In breve, sono degli strumenti formativi che offrono un modello standardizzato di comportamento professionale.
Descrivono una serie di azioni (verbali, mentali e fisiche) atte allo svolgimento di una determinata mansione ed al raggiungimento di un determinato obiettivo.
Sono fondamentali per ottenere uno standard qualitativo di un certo livello.
Sono degli strumenti di integrazione orizzontale tra le diverse figure che chiariscono le singole responsabilità.

Che caratteristiche deve avere un Protocollo di lavoro?
Un Protocollo do lavoro deve avere almeno queste 9 caratteristiche:
1. Valido
2. Riproducibile
3. Applicabile
4. Flessibile
5. Chiaro
6. Coinciso
7. Contestualizzato
8. Fondato
9. Completo

Per cosa possono esserci utili?
Hanno la finalità di garantire l’erogazione delle prestazioni e dei servizi all’interno del tuo studio in maniera:
• Efficace
• Efficiente
• Omogenea
Sono di fondamentale importanza nel creare una serie di procedure all’interno dello studio che possano portarci alla miglior gestione di una qualsiasi istanza con l’intento di ottenere, secondo i casi, il miglior risultato nel minor tempo e con minor dispendio di risorse, umane ed economiche.

“LESS IS MORE”

Quando usarli
Sempre e per qualsiasi attività si svolga all’interno del tuo studio, che vada dall’accoglienza del paziente, la presa della telefonata, la gestione del credito, la prima visita, ecc…ecc…pensa una cosa da fare e potresti farci un protocollo!

Come strutturare un Protocollo di Lavoro
Innanzi tutto un Protocollo di lavoro non è una cosa che cade dall’alto o che possiamo copiare da un’altra struttura, al massimo possiamo prenderne ispirazione ma sono delle strutture che devono essere create su misura.
Il protocollo deve contenere l’espressione di tutte le funzioni coinvolte nell’attività in modo che possa formarsi una squadra che possa organizzare e redigere nella maniera migliore l’attività lavorativa.
Qui di seguito un elenco utile alla redazione di un protocollo:
• Indice
• Definizione dell’attività
• Obiettivo del protocollo
• Personale coinvolto
• Risorse materiali necessarie (macchinari, informatici, budget, ecc…)
• Azioni da effettuare
• Eccezioni nell’applicazione del protocollo
• Allegati come files, report, modelli di riferimento

Se danno Valore Aggiunto?
Potrei elencarti almeno 9 ottimi motivi per adottarli immediatamente all’interno dello studio e per integrarli con i protocolli già presenti in altre attività di ordine clinico.

Eccoti un elenco del perché dovresti averli anche per la tua segreteria:

1. Valorizzano la professionalità
2. Permettono l’integrazione
3. Rendono i comportamenti osservabili, misurabili e confrontabili
4. Integrano ed uniformano il comportamento dello staff  e minimizzano i fattori interpersonali
5. Definiscono le responsabilità
6. Facilitano l’inserimento di nuovi assunti
7. Diventano strumenti di formazione permanente
8. Favoriscono l’uso razionale delle risorse
9. Documentano la responsabilità e tutelano il personale chiarendo come, quando e perché deve essere svolta una determinata attività

Non so tu, ma capita abbastanza di frequente che all’interno degli Studi Odontoiatrici come in qualsiasi altra attività lavorativa ci sia quello che viene chiamato turn-over o più semplicemente un cambio di personale, per diversi motivi, o che la tua segretaria, la tua assistente si prenda le meritate ferie o che possa essere in malattia. Può succedere no?

I protocolli di lavori ci aiutano a portare un processo alla sua massima espressione.

Come in tutte le attività anche questa avrà bisogno che gli si dedichi tempo, fatica fisica ed intellettuale ma, credimi, è uno dei migliori investimenti che potresti fare all’interno del tuo Studio.
Uno Staff che parla la stessa lingua, con un modello condiviso e che offre agli occhi dei tuoi pazienti una qualità organizzativa che raramente riuscirebbero a trovare in uno studio qualunque.
Un unico modo di interfacciarsi col paziente, quello che hai scelto tu e che avete condiviso possa essere il migliore.
Un’ unico modo di condurre una Prima Visita, sia per i tuoi collaboratori che per chi, dopo dovrà trattare la parte commerciale.
Mi preme sempre ricordarti che ora la “partita” si gioca sui servizi accessori.
I pazienti non hanno gli strumenti per riuscire a cogliere se tu sia o meno più bravo del tuo collega.
Loro si basano su quelli che è il metro di valutazione a loro portata.
Quello su cui ti “pesano” e ti confrontano è l’organizzazione, l’efficienza, la cortesia, ecc..ecc.

Quindi uno Studio che hai loro occhi apparirà ben organizzato sarà valutato più positivamente rispetto ad un altro. Strutturare la tua Struttura con dei protocolli è uno dei passi fondamentali per organizzarti al meglio.

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